IT担当者がいない中小企業はどうする？5つの対処法と失敗しないIT管理

「社内にIT担当者がいない」
「パソコンに詳しい社員が、なんとなくIT関係も担当している」
「トラブルが起きるたびに、その都度詳しい人を探して対応している」

中小企業では、このようなIT管理は珍しくありません。
しかし現在は、パソコンだけでなく、メール、Microsoft 365、クラウドサービス、Wi-Fi、ネットワーク、セキュリティ、バックアップ、各種アカウントなど、管理しなければならないIT環境が増えています。

専任のIT担当者を採用するほどではない。
でも、誰も管理しないままにするのも不安。
この記事では、IT担当者がいない中小企業が取れる5つの方法と、それぞれのメリット・デメリットを解説します。

IT担当者がいない会社で起こりやすい問題

IT担当者がいなくても、すぐに業務が止まるわけではありません。
そのため「今まで問題なかったから大丈夫」となりやすいのですが、実際には少しずつ問題が蓄積していくことがあります。

例えば、

• 退職した社員のアカウントが残っている
• 管理者IDやパスワードを誰が持っているか分からない
• パソコンやソフトウェアの管理台帳がない
• バックアップされていると思っていたが、確認したことがない
• Wi-Fiやネットワークの構成を誰も把握していない
• Microsoft 365などの契約内容を把握していない
• トラブルが起きるたびに同じ社員が呼ばれる
• IT機器を買い替える基準が決まっていない

普段は動いていても、担当していた社員の退職や機器故障、セキュリティ事故などをきっかけに、一気に問題が表面化することがあります。

「パソコンに詳しい社員」に任せるだけでは難しくなっている

中小企業でよくあるのが、「○○さん、パソコン詳しいよね？」という形でIT担当が決まるケースです。
もちろん、その社員が対応できる範囲であれば大きな問題はありません。

しかし、メールが送れない、Wi-Fiにつながらない、新しい社員のパソコンを設定してほしい、Microsoft 365のアカウントを作ってほしい、といった相談がすべて一人に集まるようになると、本来の仕事に使う時間が削られていきます。

さらに、その人しか設定を知らない状態になると、IT環境そのものが属人化します。
問題なのは「詳しい社員に頼むこと」ではありません。
その社員がいないと会社のITが分からない状態になっていることです。

IT担当者がいない中小企業が取れる5つの方法

1. 現在の社員がIT担当を兼任する

最も簡単なのは、現在の社員にIT担当を兼任してもらう方法です。
小規模な会社でIT環境も単純であれば、これで十分な場合もあります。

ただし「パソコンに詳しいから」だけで担当者を決めず、担当する業務を明確にし、アカウント情報、ネットワーク構成、契約サービス、パソコン一覧などを会社として管理しておく必要があります。

2. IT担当者を採用する

社内のIT業務が多ければ、専任担当者を採用する方法があります。
いつでも相談でき、自社の業務を深く理解してもらえることが大きなメリットです。

一方、IT担当者一人を採用するには給与だけでなく、社会保険料や採用費なども必要になります。
「IT業務が毎日あるわけではない」という会社では、専任者の採用が負担になることもあります。

3. トラブル時だけスポットで依頼する

パソコンが壊れた、ネットワークにつながらない、といったトラブルが起きたときだけ外部へ依頼する方法です。
日常的な費用を抑えやすい一方で、問題が起きるたびに状況を説明する必要があり、根本的な改善や予防にはつながりにくい面があります。

4. 情シス業務を外注する

PC管理、ヘルプデスク、Microsoft 365管理など、必要な業務を外部へ委託する方法です。
専門性を活用できるメリットがありますが、業務ごとに委託先が分かれると、誰に何を相談するべきか分かりにくくなることがあります。

5. 外部IT担当を持つ

日々のIT相談、トラブル対応、現状整理、セキュリティ、改善提案までを継続的に相談できる外部の担当者を持つ方法です。
専任者を採用するほどではない企業でも、ITの相談先と判断軸を一つにできます。

IT管理で最低限確認したい10項目

どの方法を選ぶ場合でも、まずは今のIT環境を把握することが出発点です。
以下の10項目を、担当者が変わっても確認できる状態にしておきましょう。

• PC・スマートフォンなどの機器一覧
• Microsoft 365・メール・クラウドサービスの契約と管理者
• 退職者アカウントの停止ルール
• 管理者ID・パスワードの保管方法
• Wi-Fi・ルーター・ネットワークの構成
• バックアップの対象・頻度・復元確認
• ウイルス対策・更新プログラムの状況
• ソフトウェアライセンスの管理
• トラブル時の連絡先と対応手順
• IT機器の購入・更新の判断基準

最初から完璧に整える必要はありません。
まずは「誰が、何を、どこまで把握しているか」を見える化し、事業への影響が大きいものから優先順位をつけて整えていくことが重要です。

まとめ

IT担当者がいない状態は、短期的には問題なく見えても、長期的には属人化やセキュリティリスクが蓄積します。
大切なのは、トラブルが起きてから慌てて探すのではなく、日常の相談先と情報の置き場所を決めておくことです。

「何から整理すればよいか分からない」という段階でも構いません。
自社の規模やIT環境に合った体制を、早めに検討しておきましょう。